如何主持小组会议:权威指南

如何主持小组会议

为什么小组审核很重要?

如何主持一个小组讨论的问题似乎很容易回答——出席,提问,然后让讨论开始。虽然这主要是让对话进行下去,但主持小组讨论更像是一个对话的交通控制者。

作为主持人,你引导对话,使其成为一个动态的、快速流动的信息流,娱乐、启发和吸引你的观众。当这种情况发生时,小组演讲发挥了它们的潜力——观众有机会在集中的时间内从多位专家那里获得知识、见解和观点。

这一切都归结为使用最佳实践来主持小组讨论。在本指南中,我们将识别这些技巧,并指导您如何通过成功地使用它们使小组讨论变得有趣。

在一个小组讨论中,好的小组主持人会完全在场,并注意到机会,拥抱小组讨论的不可预测和自发的本质。他们有让事情变得有趣的技巧和技巧——比如提出具有挑衅性的问题和鼓励辩论。而且,他们有信心和专业知识让对话走上正轨。

学习如何有效地主持一个小组会议结合了许多元素。你是这项工作的新手吗?你想知道如何进行小组讨论吗?本指南将帮助你熟练掌握如何开始小组讨论,如何引入小组讨论,如何回答观众的问题,以及许多其他的策略。

如何主持小组会议

如何组织小组讨论

如果你曾经参加过小组讨论(或参加过),你可能会看到许多小组报告遵循的格式。主持人开始讨论并介绍每个小组成员。每个小组成员轮流花几分钟谈论他们自己、他们的专业知识和他们的背景。然后小组进入讨论,如果时间允许,主持人将讨论开放给观众,让他们评论和提问。

在纸上,小组讨论的结构可能看起来很简单,但知道如何主持小组讨论的一个重要因素是要明白小组讨论通常比典型的陈述更具挑战性。版主本身不仅是演讲者,有所有相关的要求,如处理视觉和技术元素,但他们还必须注意:

  • 引导话题上的对话,引导话题外的话题回到正轨。
  • 积极倾听小组成员的回答和意见。
  • 提出有洞察力的后续问题。
  • 公平分配响应时间。
  • 和长篇大论的演讲者较劲。
  • 管理用户参与。

当谈到组织小组讨论时,主持人必须决定如何介绍小组成员,向小组成员提出什么问题,如何回答观众的问题,对话的主要思想或线索是什么,以及如何帮助观众看到这些。他们可能也会影响其他方面,比如座位安排和讨论时长。

让我们来了解一下如何主持一个小组讨论。

介绍小组成员

在任何一场演出的开始——从帷幕升起或第一个音符响起之前——参与者和观众之间通常都有一种期待的感觉。在小组讨论开始时,这种兴奋感也会存在。不幸的是,许多主持人在给小组成员过多的介绍时间时,无意中导致了精力的消耗。例如,在一个典型的50分钟的演示中,如果三位嘉宾每人有大约5分钟的介绍时间,那么你已经花了大约15到20分钟来介绍背景材料。

下面是一种介绍别人的方法,它能让你保持活力和兴奋感:

  1. 以一种有趣的、令人难忘的方式建立起对话的语境。你的开场白应该揭示关键信息和小组成员在传递该信息中的作用。他们是否在为某个问题提出解决方案?分享一个发现?要求观众表演?也许你可以从一个故事开始,或者提出一个谜语,在讨论结束时解开。你可以看看这些非小组演讲开始为了获得更多的灵感。
  1. 为每位嘉宾提供“简短的介绍”,而不是让小组成员发言。这些应该是小组成员提供的简短的个人介绍。提前,要求每个小组成员包括一个句子,具体说明他们与主题的联系,如专业或个人经验,研究发现,或他们对主题的观点或意见。你可以给每个小组成员一个简短的陈述时间——比如30秒或更少的时间,以传达他们为什么对这个话题感兴趣的额外背景。
  1. 别忘了介绍你自己。但一定要简短。

带问号的便利贴

向小组成员提问

问专家组最好的问题是什么?

最好的问题可以帮助你的听众更好、更深入地理解主题,并看到每个小组成员为主题带来的专业知识、知识和价值。这不是一个小任务,但是,通过正确的方法,你可以在主持一个实现这些目标的小组时提出问题。这里有一些方法可以做到这一点:

如何主持小组会议 突出讨论小组成员同意和不同意的地方。例如,你可以这样问:“斯坦,就坦尼娅刚刚分享的发现而言,你的研究结果与此不同。你能给我们简单解释一下为什么会出现这种差异吗?”

如何主持小组会议 把话题分成几个部分.假设你正在主持一个关于退休投资的座谈会。您可以创建三个部分:“长期投资”、“短期机会”和“风险投资策略”。分段式的讨论更集中于一个广泛的话题,并为观众提供一个叙事流程,帮助他们组织、保留和记住所呈现的信息。

如何主持小组会议 提前计划。在演讲之前,向你的小组成员提供你想要涵盖的总体主题,以及一两个关键问题——但不要发送所有的主题!你希望小组成员能够在当下思考这些话题,而不是在他们的回答中过于照本行事。

(你可以了解更多关于小组提问的内容在这里

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回答观众的问题

你可以向小组成员提问,也可以从观众那里引出问题。许多小组主持人会等到最后才举手,但也有一些方法可以让观众更早地参与进来。这里有几个想法:

如何主持小组会议 打破它。如果你把这个话题分成了三个部分,那么每个部分结束后请大家提问。

如何主持小组会议 向观众投票。在讨论的早期,也许就在介绍之后,调查听众,了解他们的关注点、主题知识的深度、对主题的观点、他们想学什么等等。然后,您可以更好地调整问题,并将回答联系起来,以关注观众的关注和需求。

如何主持小组会议 鼓励辩论。问问人群,“你们中有多少人相信,尽管你尽了最大的投资努力,但你在65岁以后仍需要很好地工作?”如果有80%的人举手,你就转向小组成员说,“给我一个他们错的理由。”

小组讨论应该多长时间?

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时间是如何进行小组讨论的关键因素。长期以来,我们的建议是,小组演讲的正确长度——任何与此相关的演讲——都是最能让你传递关键信息并实现目标的分钟数。也许你的信息最好在20分钟内讲完。也许你需要50分钟来分享一个特定话题的重要观点。

在你和小组成员登上舞台之前,先走到房间的前面,或者在显示器前坐下,看看材料,评估一下让它对观众有意义所需要的时间。这个练习对于了解如何主持一个小组讨论是很重要的。它可以帮助你识别你是否把材料拉伸得太薄,在演示中塞入太多东西,或者没有提供足够的时间给观众互动。以下是一些注意事项:

如何主持小组会议 把注意力集中在关键信息上。有了多个小组成员和视角,你可能会倾向于更广泛地讨论一个话题。这可能会导致演讲时间过长,没有明确的重点。一般来说,更短、更集中的演讲更有效。

如何主持小组会议 与媒介打交道。通常情况下,越短越好在虚拟世界中,考虑到非常现实的问题“变焦疲劳。”45分钟的面对面讨论和15分钟的观众提问可能比20分钟的演讲和15分钟的观众提问的在线演示效果更好。

如何主持小组会议 尊重材料。即使组织者给了你一个固定的时间,你的话题最好在20分钟内讨论。把你所拥有的东西延伸到一些人们追求的“理想”时间,可能会导致一个更不有效和更不引人注目的演示。

如何引入小组讨论

在介绍过程中,主持人为接下来的讨论建立上下文。你可以从任意数量的开头开始,包括:

  • 通过描述主题的相关性或与之相关的关键趋势来建立主题。
  • 列举一个你的小组可以帮助解决的关键问题。
  • 确定小组的目标。
  • 提出一个谜题或谜题供小组成员解答。
  • 问一个反问。

从这里开始,继续对小组成员进行简短的介绍,他们已经为你提供了理想的一两句话。例如,如果您设置了一个问题,您的介绍可以简要说明每个小组成员打算如何解决它。(“罗伯特认为普及儿童早期教育是解决……”

至于后勤方面,大多数版主都是在公开和介绍环节与小组成员坐在一起。你可以考虑在小组成员坐着的时候,从舞台前面站着介绍小组成员。然后,当观众鼓掌时,你可以走到你的座位上。

最后,你的介绍应该简短而引人注目,并为你的讨论定下基调,以便让观众专注于接下来的对话。

最好的麦克风

保持简短,切中要点

小组演讲的前几分钟——任何类似的演讲——很容易被开场白中大量的问候、介绍和后勤安排所浪费。作为主持人,你会想要传达一种吸引人的开放式信息——一种直接触及你信息的核心,快速、创造性和有效地传达你的主要要点的信息。

知道如何主持一个小组讨论不仅仅是后勤工作。你必须善于突出内容,这样它才能最好地服务于你的观众、你的目标和你的小组成员的目标。所以问问你自己:你的首要目标是什么ABSO——聚焦观众的明亮闪亮的物体。)你们为什么聚在一起?观众需要知道什么?为什么这个话题值得讨论?这些问题不仅能帮助你形成向专业人士提问的问题,还能帮助你展开讨论。“对于那些认为成功的退休投资需要一个水晶球的人,我们在这里要告诉你,你错了。我们今天的目标是为您提供所需的知识和工具,让您的美元增值。”

(在本帖子,我们将进一步详细介绍如何创建一个引人注目的开放,即使你涵盖了必要的“内务”物流。)

抓住听众的注意力

创建自己的介绍 什么是一个好的小组讨论?从讨论一开始就注意内容。你想要为接下来的讨论产生热情和兴奋——而这很大一部分是有效地抓住听众的注意力。你的开场白是一个诱饵,鼓励你的观众,他们的时间投资是值得的。把听众吸引到谈话中来的最有效的方法就是讲故事。例如,你可以从一个个人故事开始,一个小组成员同意分享的故事,或者一个正在处理或经历你将要讨论的话题的人的案例研究。然而,故事并不是你唯一的工具。在这篇文章中,我们列出25种开场方式——很多人也会参加小组讨论。

记住小组成员的名字和头衔很重要吗?

当然,知道小组成员的名字是很重要的。但是,记住每个参与者的头衔、每个名字的正确发音以及他们希望被称呼的首选方式并不重要。他们会放弃头衔吗?他们有绰号吗?你可以通过与你的小组成员在小组前讨论计划电话中交谈来评估这一切。

如何主持小组讨论

当你是一个小组讨论的主持人时,你同时是很多身份——计时员、采访者、积极的听众、演讲者和与观众的联络人。如果你正在使用幻灯片或其他视觉支持——比如讲义——你可能也要负责确保演讲的各个部分顺利进行。

你也可以是一个混乱的思想交流和一个有启发性的谈话之间的区别。那些知道如何有效地主持一个小组讨论的人通常会提前留出时间进行仔细的计划,并在讨论过程中完全在场。我们已经介绍了一些有效地为你的角色做计划的方法。在接下来的章节中,我们将深入探讨如何成为一名优秀的主持人,以及如何在小组讨论中创建更有活力、更吸引人的讨论。

例如,插入你的个人观点或是否同意一个答案是聪明的吗?有没有一种微妙的方法来引导小组成员的回答,使每个回答听起来都不一样?你是否应该鼓励小组成员互相提问?问具有挑战性和挑衅性的问题可以吗?

下面是一个路线图,列出了版主可能走过的一些比较困难的道路。

你应该避免偏见吗?

简单地在一个话题上表明立场并不意味着你是一边倒的,但如果你拒绝或不尊重别人在一个特定话题上的观点,那么你就是或将会显得有偏见。如果你因为不相信任何观点而争辩或质疑某个观点,但你自己的观点是正确的,你可能会阻止一场更开放、更有活力、更有意义的对话发生。一个好的小组主持人会以尊重的态度提出不同的问题。这种方法为观众提供了一个更全面、更细致的主题视角。

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使用两个答案规则(最多三个)

你可以通过让讨论快速进行来更好地管理时间。这意味着要灵活应对小组成员的回答。例如,每次都向三个小组成员提出同样的问题很可能会降低他们的活力,并形成一种可预测的模式,可能会导致听众对你的发言漠不关心。相反,你可以把每个问题的回答限制在两个小组成员,然后通过要求不同的答案或引入一个新话题来转向第三个问题。下面是几个例子:

“保罗,你的小组成员提供了关于这个问题的宏观观点,你能提供一些具体的例子来说明这个问题是如何影响普通人的吗?”

“在我看来,这个问题引出了另一个重要的问题,那就是XX,保罗,你认为这两个问题有联系吗?”

最终,好的小组讨论问题和对回答的巧妙管理将有助于保持紧凑的节奏和充沛的精力。

不要害怕问尖锐的问题

在小组讨论前的计划中,寻找意见不一致的地方。小组成员之间的一些争论和分歧——如果富有成效的话——是件好事。它使小组讨论变得有趣,并向观众展示你不怕挑战先入为主的观念、假设、意识形态和原则。此外,不要害怕为回复的长度制定基本规则。告诉你的小组成员简短的回答通常比冗长的回答好,如果答案超过了1分钟,你就会插话。首先问一些你自己的问题,你就会知道如何主持小组问答。你会鼓励你的小组成员相互质疑,或者直接为彼此的观点辩护或辩论吗?虽然这可以制造一些火花,但要确保他们知道你计划如何将讨论引导到你和观众的问题上。

如何结束小组讨论

正如您现在所了解的,有很多方法可以演示如何成为一个好的小组主持人,小组讨论的最后时刻也不例外。这是你和小组成员最后一次机会:

  • 激励奥迪要有远大的梦想。
  • 让聚集的人行动起来。
  • 说服参与者改变他们的观点或行为。
  • 重申关键思想或概念。
  • 描述下一步。

即使小组成员对你的问题的回答清晰而简洁,在观众问答环节有一个动态的和启发性的交流,观众也不能总是推断出你想让他们下一步做什么。

如何有效地主持小组讨论的主要要点是:你不仅要进行自己的演示,还要管理其他几个人的演示。你如何组织最后时刻将有助于小组成员最好地重申和澄清他们的主要观点,帮助你将他们与讨论的主要收获联系起来,并帮助观众听到信息,知道你希望他们从演讲中获得什么——额外的知识,新的理解,新的视角,如何做出改变,等等。

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让小组成员知道你要结束了

如果你一直在进行一场引人入胜、充满活力和启发性的对话(前面的主持人提示总是有助于发生!),你会想要帮助将对话安排到合适的结尾。这就是讨论前计划电话或在线会议派上用场的地方。理想情况下,你已经向小组成员解释了你打算如何组织结束语。

首先,为了不让你在结尾时急于发表你的结尾,要确保有人在守时。如果这是不可能的,你去做。你可能在你的口袋或钱包里有一个计时器——你的手机。第二,确定如何从观众问答过渡到最终想法。(问问题:在回答完最后一个观众问题后,你会从台下拿回来问自己的最后一个问题吗?你是否计划发表一个吸引人的、有信息的、呼吁行动的结尾,而不是询问小组成员的最终想法?做两个?)第三,确保小组成员清楚你希望他们在最后几分钟如何参与。

留点时间做最后的思考

虽然不是每个人同意给小组成员时间做结束语是一个好主意,你可能想要提供这样的机会。和介绍一样,你可以让这个时刻更有意义,更有信息。例如,你可以提出你自己的最后一个问题——一个封闭性的、前瞻性的、在之前的讨论中没有被讨论过的问题。比如:“我们已经讨论了技术将如何在未来三年改变劳动力。在此期间,你认为对求职者影响最大的变化是什么?”

确保从讨论中有一个“外卖”

如果你要求的是封闭式的讨论,你可以把这些结束语和你希望听众记住的关键信息联系起来。根据上一节的例子,你可能会说,“虽然讨论小组成员对什么变化会产生最大的影响持不同意见,但他们一致认为,应对这些变化的最佳方法是在你的职业生涯中寻求持续的职业培训。”这一结论,或“行动号召”,将你的听众所接受的知识转化为行动。(这里有一些额外的技巧和技巧,教你如何表达一种明确的行动呼吁。

如何主持小组会议

主持小组讨论的额外提示

你不可避免地会看到典型的小组设置:长桌子后面有一排椅子,每个麦克风将放大三到四个小组成员的声音。主持人可能会坐在讲台的一端或站在讲台后面。这可不是什么热闹的地方。小组成员不容易看到彼此。他们必须俯身在桌子上说话。而且,一张桌子把他们和观众隔开了——这是一种障碍,常常使交流变得困难。通常情况下,听众可能会觉得自己好像在被人说教,或者跌跌撞撞地进入一个会议,而不是参与到一个动态的信息和思想交流中。你可以通过以下方法来改变这一点:

如何主持小组会议 移走桌子。寻找一种更随意的方式来聚集和安置小组成员,这样小组成员和观众之间就不会有物理障碍。

如何主持小组会议 使用凳子或椅子。当你把凳子或椅子放在舞台前面时,它可以传递一种更随意的感觉——一种更像客厅聚会而不是会议室的氛围。希望你能为你的小组成员准备一些毛绒扶手椅。高凳,最好是有背的,也可以。只是要小心,不要给可能穿着连衣裙或短裙的参与者制造麻烦,他们可能会觉得这两种安排都很难安排。

如何主持小组会议 调整座位。你可以通过制作u型的椅子来避免小组成员为了与其他小组成员进行眼神交流而这样那样扭动。找个最边上的座位。这将帮助你不仅听小组成员的话,而且看到他们所有的非语言暗示和反应。

尽早让组织者知道你打算偏离典型的演示设置,这样布局就和你在演讲当天预期的一样。

小组成员的数量

两个,三个,四个,还是五个小组成员?有没有一个理想的数字?如果你邀请了太多的人,你可能没有足够的时间去听取不同的观点和观点,小组成员提供的价值可能会减少。如果你邀请的人太少,你的听众可能无法全面了解你所涵盖的主题。对于一个典型的长达一小时的小组讨论,我们发现三个小组成员往往是一个不错的数字,尽管两到四个人也可以。

除了人数之外,邀请具有不同经验、背景、观点、职业道路等的小组成员也很重要,这反过来可能会为主题带来更大的背景。一个由三个世界观相似的人组成的小组,比一个由不同观点的人组成的小组更有可能带来乏味的体验。这种动态有助于引发辩论,吸引观众的注意力,并使人们对特定主题有更深的理解和深度。(你可以在这里了解更多关于邀请小组成员的信息帖子)。

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作为小组主持人,你会希望观众的注意力集中在小组成员身上。然而,你的沟通能力也会成为焦点。你是一个展示自信、能力和可信度的演讲者吗?一个成功的主持人通常也是一个成功的独立演讲者。无论你是演讲新手还是经验丰富的演讲者,在主持之前温习一下你的公开演讲技巧,一定会使你的演讲更有效、更吸引人。雷电竞登录入口(以下是Throughline的做法雷电竞登录入口公开演讲训练,以及你应该在求职信中寻找什么演示培训公司)。

你需要彻底了解这个话题吗?

假设你已经召集了一个专家小组,他们对这个主题有深刻而独特的理解。你还需要彻底了解主题吗?简单的答案是否定的。主持人的工作是要有足够的知识来提出聪明的问题,从小组成员那里引出敏锐的见解、有趣的观点和有价值的知识。你需要对话题有足够的了解,以便在谈话中自发地回答你“准备好的”问题列表中没有涉及到的问题。当谈到如何主持小组讨论时,你有足够的工作和责任去处理。创造一种你必须和小组成员一样精通和知识渊博的期望可能会引起不必要的焦虑。

让观众参与进来

了解如何主持一群演讲者所需要的一些技能将有助于让你的听众参与进来。正如你努力在小组成员之间建立联系——突出不同点——并通过保持轨道来创建更有意义的讨论一样,你也可以用同样的方式把观众吸引到对话中来。除了问问题,你还可以:

  • 询问简短的个人故事或例子,以与小组成员的观点产生共鸣。
  • 找出那些与你的论断相悖的经历。
  • (如果您正在运行一个寻求提出解决方案的小组)鼓励观众提供其他修复,或评论建议的修复将如何产生不同。

如果你在做一个虚拟演讲,你可以考虑使用交互式设备,如调查,做一个“闪电回合”,让每个人在30秒或更短的时间内就手头的关键问题发表意见,或者邀请参与者举起虚拟的手提问。

不要使用幻灯片,除非……

规则总有例外,但一般来说,我们建议把PowerPoint幻灯片(和其他视觉效果)留在后面,因为它们更可能成为一种干扰而不是帮助。也就是说,在某些情况下,幻灯片和其他视觉效果是有帮助的。这些包括:

如何主持小组会议 虚拟演示。让你的听众盯着满是面孔的显示器看20分钟到45分钟,这是一种对韧性和兴趣的测试。在网络世界中,幻灯片有助于打破模式,为一种可能很快导致疲劳的媒介提供视觉乐趣。

如何主持小组会议 情感的话题。如果你的主题是难民危机或儿童贫困和饥饿,几张照片或一段短视频可以帮助观众与生活受到影响的人建立更牢固的情感纽带。

如何主持小组会议 戏剧性的统计数据。一个设计良好的图表,以急剧上升的趋势线或突出两个数据集之间的显著差异为特征,可以作为背景来寻求小组成员对它的反应。

可以打断一个小组成员吗?

为了观众的利益,主持人需要引导小组讨论,使其成为有意义的思想交流、健康的辩论、启发性的对话等等。要做到这一点,小组成员必须尊重其他人的观点(即使他们不同意)和其他小组成员的“发言时间”。十有八九,你会发现自己主持的座谈小组成员都遵循适当的座谈礼仪。

然而,如果你面对一个有意或无意地用长篇大论的回答、对抗性的主张或对其他小组成员进行人身攻击来主导讨论的小组成员,你可以指出这种行为。例如,要反驳一个啰嗦的小组成员,你可以说,“萨拉,请原谅我插一句。很明显,你对这个课题很有热情。然而,我们需要转入下一个问题,这样我们才能进入另一个需要讨论的重要问题……”(帮助独立演讲者进行有效问答的技巧也可以用在主持人身上。你可以在我们的四部分系列中学习这些技巧和技巧,如何在你的下一个问答环节取得好成绩。

体验成功

如何管理一个小组的问题不是一个容易回答的问题。这里有许多移动的部分,包括你对自己、你的小组成员和观众的责任,让观众和小组成员的时间投资物有所值。

通过使用这些工具、技术和策略,并投入时间进行适当的准备、计划和练习,您将顺利地成为专家小组主持人。

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